Образец заполнения номенклатуры дел организации

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере.

При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до 13 фев Для систематизации дел, которые имеются в организации, архивного Номенклатура дел — как формируется, примерный образец.

Основное о номенклатуре дел. В соответствии со ст. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме печатных изданий, справочников в том числе телефонных , бюллетеней, реферативных журналов, экспресс-информации п. Различают такие виды номенклатур дел п.

Номенклатура дел организации

Активировать демодоступ. В статье расскажем, зачем и как разработать номенклатуру дел в организации. Расскажем о статьях номенклатуры, объясним, как заполнить самые сложные статьи. Номенклатура дел — один из основных документов организации. В нем есть информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и сколько их хранить. Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3. Обычно номенклатуру дел составляют в качестве единого документа для всей организации.

При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы. Скачать образец. Типовая номенклатура дел организации — это обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных компаниях. Как правило, типовую номенклатуру разрабатывают в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой. Ее также разрабатывают для однотипных организаций, но она имеет рекомендательный характер. Это значит, что подведомственные предприятия могут самим решать, принимать этот документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства. В каждой организации утверждают индивидуальную номенклатуру дел.

При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

В общем виде, номенклатура дел предприятия состоит из разделов, каждый из которых соответствует одному конкретному структурному подразделению. Первый раздел соответствует подразделению, который отвечает за организацию работы с документами — службе ДОУ. Далее идут разделы, которые соответствует основным руководящим подразделениями компании: отделу корпоративного управления, плановому, финансовому, юридическому.

Третья группа — основные производственные отделы: отдел сбыта, транспортный отдел. Схема расположения разделов номенклатуры — своего рода классификатор структурных подразделений организации. Каждому подразделению присваивают код, например 01, 02, При сложной внутренней структуре организации коды могут быть трехзначными. Лучше, когда порядок расположения разделов в номенклатуре соответствует порядку, закрепленному локальными нормативными актами организации утвержденная структура отделов, штатная численность и структура.

Наименованием разделов данного номенклатуры служит код подразделения и его официальное название. Отдел документационного обеспечения управления ДОУ ". Основной текст номенклатуры представляет собой таблицу, которая состоит из нескольких граф. Содержание каждой — одна определенная статья. В номенклатуру дел включаются:. Далее рассмотрим содержание каждой из граф отдельно, а во второй части статьи подробно остановимся на заполнении самой важной и самой сложной четвертой графы — "Срок хранения и номер статьи по перечню".

В первой графе приводят индексы номера дел. Обычно их составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: , В конце каждого раздела номенклатуры дел, как правило, оставляют два-три так называемых резервных индекса номера , чтобы в течение года при необходимости можно было включить недостающие заголовки дел. Как утвердить номенклатуру дел на новый год. Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Желательно сохранять единую последовательность заголовков дел во всех разделах номенклатуры.

Внутри каждого выделенного комплекса деловых бумаг заголовки дел лучше систематизировать по уровням: сначала заголовки с документами вышестоящих организаций, затем документы организации, после, при их наличии, — документы подведомственных организаций. Посмотреть и другие ошибки.

Третья графа количество дел подлежит заполнению в конце года. Согласно правилам , объем дела не должен превышать листов, поэтому если количество деловых бумаг большое, то дело нужно разделить на тома части , в третье графе указать номер каждого тома части и его крайние даты: "Т.

В четвертой графе номенклатуры следует проставить сроки хранения дел. Их определяют по типовым и ведомственным перечням. В этой же графе нужно указать ссылку на номер статьи по перечню.

Графу пятую "Примечания" заполняет в течение года служба делопроизводства или сотрудник, который отвечает за ведение деловых бумаг. В этой графе можно делать отметки о заведении дел, о переходящих делах, о работниках, которые отвечают за порядок формирования и обеспечение хранения дел в отделах.

Эта запись нужна для последующего учета сформированных дел, поскольку может быть ситуация, при которой дело, предусмотренное номенклатурой, может оказаться несформированным из-за отсутствия в течение года соответствующих деловых бумаг.

Отметку о переходящих делах проставляют, если дело, включающее деловые бумаги по определенному вопросу, начали в одном году, но завершат, например, в следующем.

Финальную запись составляют на последнем листе номенклатуры в конце календарного года. Она должна содержать общее количество дел, которые сформировали в организации, по срокам хранения.

Также в финальной записи должно быть указано количество переходящих дел с отметкой "ЭПК". Все сведения из финальной записи нужно передать в архив предприятия. Как закрыть номенклатуру дел в конце года. Обязательная часть подготовки номенклатуры дел — определение сроков хранения деловых бумаг. Сроки хранения —период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости. Они бывают:. В каждой организации нужно использовать специальные перечни, по которым можно определить срок хранения деловых бумаг.

Специальные правовые акты РФ также устанавливают сроки хранения отдельных документов. Скачать этот и еще 9 перечней в журнале. На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать сроки хранения должны именно сотрудники подразделений?

Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании.

Выделяют типовые и ведомственные перечни документов. Первые содержат деловые бумаги, которые создают во всех организациях. Вторые — деловые бумаги, в которых отражают специфические функции отраслевых предприятий. Типовые перечни. Он содержит список деловых бумаг, которые образуются в ходе документирования основных управленческих функций предприятий. Этот список применяют, когда составляют номенклатуру дел в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.

Скачать документ полностью. Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения. Список используют для определения сроков хранения научно-технической документации и составления номенклатуры.

Ведомственные перечни. Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении срока хранения деловых бумаг специальных систем документации — налоговых, финансовых, медицинских. Ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до г. Так, Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения отменили, но не ввели вместо него новый.

Поэтому кредитные организации продолжают использовать этот список, но уже как справочное пособие. В таких случаях сроки хранения берут как приблизительные, уточняют с юристами и только потом утверждают экспертной комиссией. Это основной список при определении сроков хранения. Он включает четыре части:. Благодаря разделам можно сразу понять, где искать тот или иной документ.

Один вид документа может присутствовать в разных статьях и разделах, и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать подходящий для вас. Что касается графы 3, то в списке указан не жесткий, а минимально необходимый срок хранения. Организация может его увеличить. Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.

Подразумевает использование предметного указателя. Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа — статьи, в которых они расположены. Эти статьи нам помогут найти необходимый документ. Заключается в поиске функции, направления деятельности. Ваша организация работает с международными компаниями. Определяем срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках с зарубежными организациями.

Переходим в раздел 5 и знакомимся с документами. Находим статью Она нам подходит:. Самостоятельно снижать сроки хранения деловых бумаг, установленные нормативно, запрещено. Бывают ситуации, когда у компании нет возможности взыскать долги с другой организации. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы.

Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании.

Образец номенклатуры дел организации

Скачать образец номенклатуры дел организации word. Скачать пустой бланк номенклатуры дел организации word. Как уже говорилось выше с года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота. Когда составляется номенклатура дел на год. Кто занимается составлением номенклатуры дел. Порядок утверждения номенклатуры.

Составление номенклатуры дел

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3. Образец номенклатура дел организации года мы приведем ниже. В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Активировать демодоступ. В статье расскажем, зачем и как разработать номенклатуру дел в организации. Расскажем о статьях номенклатуры, объясним, как заполнить самые сложные статьи. Номенклатура дел — один из основных документов организации. В нем есть информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и сколько их хранить. Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Как составить номенклатуру дел организации - образец

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. amvensearch

    Ну так, все таки как не платить штраф за неоформленных работников?

  2. Казимира

    Люди платят налоги там где работают.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных