Личные дела сотрудников порядок формирования и работы с ними 2019 год

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц. На вопрос, что такое дело, отвечает подп. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе.

Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье - особенности ведения и образцы оформления.

Формирование личного дела работника

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал года.

Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации. Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:. Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого. В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:. Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.

Сбор такой информации без согласия человека запрещен. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание. Материалы по теме 50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам? Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника , нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся.

Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника. Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации.

Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится.

Информацию нужно своевременно обновлять. А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет. Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя. Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос.

Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах. Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок. В соответствии со статьей Однако бумаги краткосрочного хранения менее пяти лет подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала. Календарь бухгалтера Проверка контрагента Трудовой кодекс Налоговый кодекс. Перечень документов в личном деле сотрудника. Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров. Материалы по теме.

Журнал Скачать. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её.

E-mail рассылка. Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вам может быть интересно:. Образец приказа об утверждении штатного расписания. Может ли директор ООО не получать зарплату. Подпишитесь на ежедневную рассылку. Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите! Подписывайтесь на наш канал в Telegram. Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен. Удалить Нет, оставить. Да Отмена.

Как формируются личные дела сотрудников?

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника.

Документы для личного дела работника и его формирование

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте.

Как правильно сформировать личное дело работника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить.

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все.

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют.

Личное дело сотрудника

.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

.

Как вести личное дело работника: образцы оформления

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 - Елена А. Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. diopropal

    Кому там стыдно?этим мразям,покрывать наркторговлю,убийства,грабежи не стыдно.а наплевать на дядьку должно быть стыдно?не смешите.сук на расстрел вместе с их выблядками

  2. Августа

    Разве досмотр не может проводиться без участия понятых, но с применением видефиксации сотрудником полиции?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных